近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：
    1. 档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
　　传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
　　2. 档案存放次序较易被打乱
　　虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
　　3. 档案查阅耗时长
　　随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。
　　4. 档案的盘点操作不科学
　　由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程 。
　　5. 对失效档案的管理滞后
　　有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
 
　　鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。为了解决以上问题，凯泰科技建议采用先进的 RFID 技术来解决以上问题，同时增加了防盗功能。
 

RFID技术方案优势

　RFID(Radio Frequency Identification)，即无线射频识别，是兴起于 20 世纪 90 年代的一项自动识别技术。一个典型的 RFID 系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入 RFID 标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。
　
    将RFID技术应用于档案管理优势
　　1、非接触式数据采集。RFID 技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有电子标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理实施库存档案的动态化管理。
　　2、快速扫描，且一次性数据处理量大。RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取 200 个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过 100 倍。
　　3、标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，电子标签可存储的数据量大大增加，可达 1K 甚至更大的容量;标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。
　　4、安全性高。标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。
　　5、抗污染性能强和耐久性。传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损; RFID 卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。
　　6、体积小型化、形状多样化。RFID 在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外， 电子标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。
　　7、可重复使用。现今的条形码印刷上去之后就无法更改，电子标签则可以重复地新增、修改、删除 RFID 卷标内储存的数据，方便信息的更新。
　　8、穿透性和无屏障阅读。在被覆盖的情况下， RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。
　　9、标签具有防盗功能。配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警 。

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